Stammdaten

Kapitelübersicht

• Stammdaten
• Artikel
• Gruppen
• Einheiten
• Adressen
• Basiswerte

Artikel

Folgende Funktionen stehen für die Pflege von Artikeln zur Verfügung:

• Artikel hinzufügen
• Artikel ändern
• Artikel löschen
• Artikelpflege verlassen

Im Fenster Artikel werden alle Artikel zu der ausgewählten Gruppe angezeigt. In dieses Fenster gelangen Sie durch Anklicken des Icons Artikel im Hauptfenster.

Die in der Tabelle angezeigten Artikel sind nach folgenden Kriterien sortiert:

• Bezeichnung (aufsteigend)
• Zusatzbezeichnung (aufsteigend)
• Gewicht/Wert (absteigend)
• Gewichtseinheit (aufsteigend)

Durch Ankreuzen der Check-Box Gelöschte Artikel zusätzlich anzeigen werden auch alle Artikel, die mit einem Löschkennzeichen versehen sind, angezeigt.

Artikel hinzufügen

Um einen neuen Artikel einer Gruppe hinzuzufügen, ist nach Auswahl der gewünschten Gruppe entweder das Icon Hinzufügen anzuklicken oder die Taste F2 zu drücken. Sie gelangen nun in das Fenster Artikel in Gruppe … hinzufügen.

1. Die Artikel-Nr. setzt sich aus der 2-stelligen Gruppen-Nr. und einer frei zu vergebenden max. 4-stelligen Nummer zusammen, wobei die nächste freie Nummer automatisch voreingestellt wird.
   
   
2. Im Feld Gewicht/Wert ist der Gewichts- oder Währungsbetrag bezogen auf die Gewichts-/Währungseinheit einzugeben, auch Nominalbetrag.
   
   
3. Im Feld Gewichtseinheit kann eine Gewichtseinheit ausgewählt bzw. eingegeben werden (siehe Einheiten).
   
   
4. Die Angabe einer Bezeichnung ist zwingend erforderlich.
   
   
5. Die Angabe einer Zusatzbezeichnung ist nicht zwingend.
   
   
6. Die Angaben in den drei Kursfeldern sind zwingend erforderlich. Es handelt sich um Kundenkurse. Falls nur der Netto- oder nur der Brutto-Verkaufskurs bekannt ist bzw. eingegeben wird, kann der andere Kurs jeweils durch Anklicken des Buttons Rechner automatisch berechnet und angezeigt werden.
   Zur Berechnung des Netto-Verkaufskurses aus dem Brutto-Verkaufskurs ist der Button Rechner neben dem Feld Verkaufskurs netto anzuklicken. Zur Berechnung des Brutto-Verkaufskurses aus dem Netto-Verkaufskurs ist der Button Rechner neben dem Feld Verkaufskurs brutto anzuklicken.
   Die Kurse werden jeweils in Abhängigkeit des angezeigten Mehrwertsteuer-Satzes berechnet.
   
   
7. Durch Anklicken des Buttons OK wird der neue Artikel in der Datenbank angelegt.
   
   

Artikel ändern

Um einen bestehenden Artikel zu ändern, ist nach Auswahl der gewünschten Gruppe entweder das Icon Ändern anzuklicken oder der Artikel mit Doppelklick zu selektieren. Sie gelangen nun in das Fenster Änderung in Gruppe... .

Die Eingaben in diesem Fenster erfolgen analog dem Fenster Neueingabe in Gruppe..., mit dem Unterschied, dass die Felder Artikel-Nr., Bestand, Ankaufskurs, Verkaufskurs netto und Verkaufskurs brutto nicht mehr geändert werden können. Wurde der gewählte Artikel zuvor mit einem Löschkennzeichen versehen, so kann dies hier rückgängig gemacht werden.

Artikel löschen

Um einen bestehenden Artikel zu löschen, ist nach Auswahl der gewünschten Gruppe das Icon Löschen anzuklicken. Sie gelangen nun in das Fenster Artikel löschen.

Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der Artikel gelöscht.
Wichtig: Das Löschen eines Artikels ist nur zulässig und möglich, wenn dieser Artikel noch keinem bereits im System vorhandenen Auftrag zugeordnet ist. Diese Überprüfung ist erforderlich, um Inkonsistenzen in der Datenbank zu verhindern. Falls das Löschen des Artikels aus diesen Gründen nicht zulässig ist, kann der Artikel trotzdem mit einem Löschkennzeichen versehen werden. Dies hat zur Folge, dass der Artikel in den Anzeigen und Bestandslisten nicht mehr erscheint, aber dennoch im System bis zur regulären Löschung verbleibt.

Gruppen

Folgende Funktionen stehen für die Pflege von Gruppen zur Verfügung:

• Gruppe hinzufügen
• Gruppe ändern
• Gruppe löschen
• Gruppenpflege verlassen

Im Fenster Gruppen werden alle vorhandenen Gruppen angezeigt. In dieses Fenster gelangen Sie durch Anklicken des Icons Gruppen im Hauptfenster.

Jede Gruppe enthält Informationen, die für alle Artikel, welche ihr zugeordnet werden, gleichermaßen gelten. Die Gruppenfunktion bietet somit den Vorteil, dass z.B. bei Änderung des Mehrwertsteuersatzes nicht jeder betroffene Artikel, sondern nur die übergeordnete Gruppe angepasst werden muss.

Artikel müssen immer einer Gruppe zugeordnet werden, d.h. die Neuerfassung eines Artikels ist erst nach Anlegen der entsprechenden Gruppe möglich.

Die vorhandenen Gruppen werden tabellarisch nach Gruppen-Nr. aufsteigend geordnet zur Auswahl angeboten.

Gruppe hinzufügen

Um eine neue Gruppe anzulegen, ist entweder das Icon Hinzuf. anzuklicken oder die Taste F2 zu drücken.

Sie gelangen nun in das Fenster Gruppe hinzufügen.

1. Die Gruppen-Nr. kann frei vergeben werden. Möglich sind Werte zwischen 00 und 99. Bei der Vergabe der Gruppen-Nr. ist zu berücksichtigen, dass sie als Grundlage für die Sortierung in der Liste Bestands- und Gewinnermittlung dient.
   
   
2. Die Eingabe der Bezeichnung ist zwingend erforderlich.
   
   
3. Sorte, Form, MwSt-Satz und Kursgültigkeit sind jeweils durch Anklicken eines Radio-Buttons festzulegen. In der letzten Zeit sind die USt-Gruppen voll RC für Reverse Charge und DiffSt für Differenzbesteuerung hinzugekommen. Beide haben erhebliche Auswirkungen auf die buchhalterische und steuerliche Behandlung. Insbesondere bei der Differenzbesteuerung lässt sich die Wahl nur mit erheblichem Aufwand wieder rückgängig machen, wenn ersteinmal die ersten Geschäfte dieser Art getätigt worden sind. Überlegen Sie also gut, was Sie tun. Weitere Informationen zur Differenzbesteuerung finden Sie im Kapitel Differenzbesteuerung
   
   
4. Die Höhe des ermäßigten und des vollen Mehrwertsteuersatzes werden im Modul Basiswerte festgelegt.
   
   
5. Der folgende Eintrag regelt, wie oft die Kurse der Artikel dieser Gruppe gepflegt werden sollen. Falls die Kursaktualisierung nicht rechtzeitig erfolgt, wird im Modul Kurse und auch bei der Auftragsbearbeitung vor veralteten Kursen gewarnt. Drei Stufen sind möglich:
   • Kurse gelten nur bis zum nächsten Tag
     z.B. geeignetet für volatile Artikel wie Gold
   • Kurse gelten bis zur nächsten Bewertung
     d.h. bis zur nächsten Ablage des Bewertungsergebnisses in der EMK Datenbank erfolgt keine Warnung vor veralteten Kursen
   • Kurse gelten bis auf Weiteres
     d.h. die Aktualität der Kurse wird nicht überwacht und es erfolgt keine Warnung
   
   
   
6. Durch Anklicken des Buttons OK wird die Gruppe in der EMK Datenbank angelegt.
   
   
7. Die Aufnahme der Sorte „Sonstige“ ermöglicht die Erfassung von Katalogen, Etuis o.ä.
   
   

Gruppe ändern

Um eine bestehende Gruppe zu ändern, ist entweder das Icon Ändern anzuklicken oder die gewünschte Gruppe mit Doppelklick zu selektieren. Sie gelangen nun in das Fenster Gruppe ändern.

Die Bedienung dieses Fensters erfolgt analog dem Fenster Neueingabe Gruppe, mit dem Unterschied, dass die Felder Gruppen-Nr., Sorte und Form nicht mehr geändert werden können.

Gruppe löschen

Um eine bestehende Gruppe zu löschen, ist das Icon Löschen anzuklicken. Sie gelangen nun in das Fenster Gruppe löschen.

Das Fenster Gruppe löschen dient zum Löschen einer Gruppe aus der Datenbank. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die Gruppe gelöscht.

Wichtig: Das Löschen einer Gruppe ist nur dann zulässig bzw. möglich, wenn dieser Gruppe keine Artikel mehr zugeordnet sind. Diese Überprüfung ist erforderlich, um Inkonsistenzen in der Datenbank zu verhindern.

Einheiten

Folgende Funktionen stehen für die Pflege von Einheiten zur Verfügung:

• Einheit hinzufügen
• Einheit ändern
• Einheit löschen
• Einheitenpflege verlassen

Stammdaten Einheiten

Im Fenster Einheiten werden alle vorhandenen Gewichtseinheiten angezeigt. In dieses Fenster gelangen Sie durch Anklicken des Icons Einheiten im Hauptfenster. Die Pflege von Gewichtseinheiten dient der einheitlichen Erfassung von Artikelbezeichnungen. Alle in diesem Modul angelegten Gewichtseinheiten können bei der Erfassung von Artikeln übernommen werden und müssen somit nur einmal angelegt werden.

Maske: Stammdaten Einheiten

Einheit hinzufügen

Um eine neue Gewichtseinheit anzulegen, ist entweder das Icon Hinzufügen anzuklicken oder F2 zu drücken. Sie gelangen nun in das Fenster Gewichtseinheit hinzufügen.

1. Die Kurzbezeichnung der Einheit kann maximal 2-stellig eingegeben werden. Die Eingabe ist zwingend erforderlich.
2. Die Eingabe der Langbezeichnung im Feld Bezeichnung ist zwingend erforderlich.
3. Durch Anklicken des Buttons OK wird die Gewichtseinheit in der Datenbank angelegt.

Einheit Ändern

Um eine bestehende Gewichtseinheit zu ändern, ist entweder das Icon Ändern anzuklicken oder die gewünschte Gewichtseinheit mit Doppelklick zu selektieren. Sie gelangen nun in das Fenster Gewichtseinheit ändern. Die Bedienung dieses Fensters erfolgt analog dem Fenster Gewichtseinheit hinzufügen mit dem Unterschied, dass das Feld Einheit nicht mehr geändert werden kann.

Einheit löschen

Um eine bestehende Gewichtseinheit zu löschen, ist das Icon Löschen anzuklicken. Sie gelangen nun in das Fenster Gewichtseinheit löschen. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die Gewichtseinheit gelöscht.

Wichtig: Das Löschen einer Gewichtseinheit ist nur dann zulässig bzw. möglich, wenn diese Gewichtseinheit bei keinem Artikel verwendet wird. Diese Überprüfung ist erforderlich, um Inkonsistenzen in der Datenbank zu verhindern.

Adressen

Folgende Funktionen stehen für die Pflege von Adressen zur Verfügung:

• Adresse hinzufügen
• Adresse ändern
• Adresse löschen
• Adresspflege verlassen

Stammdaten Adressen

Im Fenster Adressen werden alle vorhandenen Adressen von Geschäftspartnern (Kunden und Händlern) angezeigt. In dieses Fenster gelangen Sie durch Anklicken des Icons Adressen im Hauptfenster. Die Verwaltung von Adressen dient der schnelleren und effektiveren Erfassung von Aufträgen. Alle in diesem Modul angelegten Adressen können bei der Auftragsbearbeitung übernommen werden und müssen somit nur einmal angelegt bzw. eingegeben werden.

Die Adressen in der Tabelle sind nach Name und Vorname sortiert.

Adresse hinzufügen

Um eine neue Adresse anzulegen, ist entweder das Icon Hinzufügen anzuklicken oder die F2-Taste zu drücken. Sie gelangen nun in das Fenster Adresse hinzufügen.

1. Die Eingabe der Kto-Nr. wird empfohlen, ist aber nicht zwingend erforderlich.
   
   
2. Falls der Geschäftspartner sein Konto bei einer Fremdbank unterhält, ist die Bankleitzahl dieser Bank im Feld BLZ einzugeben. Mit der Umstellung auf SEPA gilt das nur, wenn Sie die SEPA Schnittstelle ab EMK 3.0f nutzen. Verwenden Sie dagegen weiterhin die DTA Schnittstelle, gelten die Einschränkungen für nicht verordnungsrelevante Umsätze NVORUMS, die nur die eigene Bankleitzahl erlauben. EMK lässt in diesem Fall bei der Erfassung neuer Aufträge nur die institutseigene BLZ zu. Siehe dazu die Hinweise im Anhang "Neu in EMK 2.23-03-04"
   
   
3. Die Eingabe des Felds Name ist zwingend erforderlich.
   
   
4. Das Ausfüllen der Felder Anrede, Vorname, Straße/Postfach, Land, Plz und Ort wird empfohlen, ist aber nicht zwingend erforderlich.
   
   Das Feld Land enthält das zweistelligen Länderkennzeichen nach ISO 3166 ALPHA-2. Für Deutschland ist das "DE". Durch einen Klick auf das benachbarte Icon Nachschlagen öffnet sich das Fenster Länderauswahl. Hier können Sie das gewünschte Land markieren und in die Adressdaten übernehmen.
   
   
5. Der Kontotyp wird durch Wahl des entsprechenden Radiobuttons festgelegt. Dieses neue Feld spielt schon jetzt bei bestimmten Auswertungen eine Rolle und sollte gepflegt werden.
   
   
6. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) beginnt mit dem zweistelligen Länderkennzeichen (s. oben) und wird in Deutschland von einem Block mit 9 Ziffern gefolgt. Die USt-IdNr wird für den Umsatznachweis beim Reverse Charge Verfahren benötigt.
   
   
7. Legitimationsdaten wie Nummer des Personalausweises, HRB Nummer u.a. können zusätzlich hinterlegt werden.
   
   
8. Durch Anklicken des Buttons OK wird die Adresse in der Datenbank angelegt.
   
   

Die meisten Daten werden in den Auftragsbeleg übernommen und können dort noch einmal angepasst werden. Deswegen eignen sich die Adressen auch gut als Mustervorlage für Aufträge.

Adresse ändern

Um eine bestehende Adresse zu ändern, ist entweder das Icon Ändern anzuklicken oder die gewünschte Adresse mit Doppelklick zu selektieren. Sie gelangen nun in das Fenster Adresse ändern. Die Bedienung dieses Fensters erfolgt analog dem Fenster Adresse hinzufügen.

Adresse löschen

Um eine bestehende Adresse zu löschen, ist das Icon Löschen anzuklicken. Sie gelangen nun in das Fenster Adresse löschen. Es dient dem Löschen einer Geschäftspartner-Adresse aus der Datenbank. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird die Adresse gelöscht.

Basiswerte

Basiswerte in EMK können zwar vom Anwender dynamisch, d.h. mit sofortiger Wirkung, geändert werden, was aber wohl überlegt und nicht zu häufig erfolgen sollte. Alle Änderungen werden im Journal protokolliert. Basiswerte gelten für die gesamte EMK Datenbank und alle Benutzer gleichermaßen. Drei Gruppen lassen sich unterscheiden:

1. Parameter zur Steuerung der Anwendung
2. Hauptbuchkonten zur Anbindung an das hausinterne Rechnungswesen
3. Textbausteine zur indivuellen Gestaltung von Auftragsbelegen

Über das Menu Basiswerte oder das Icon Basiswerte gelangt man in das Fenster Basiswerte.

Maske: Basiswerte

Parameter zur Steuerung der Anwendung

Diese Hauptmaske überwacht die Pflege der Basiswerte. Nur wenn Sie die Maske über das Icon Speichern verlassen, werden die Änderungen in der EMK Datenbank gespeichert und sofort wirksam. Hier legen Sie wichtige Einstellungen für die gesamte Anwendung fest.

• Basiswährung
  Sie lautet auf EUR und ist nicht änderbar.
• Mehrwertsteuer
  In den Feldern MwSt erm und MwSt voll geben Sie die MwSt-Sätze für ermäßigte und volle Mehrwertsteuer an. Auch wenn die USt-Gruppe MwSt erm aktuell nicht verwendet wird, gibt es doch i.d.R. viele alte Geschäfte, die mit dem ermäßigten Steuersatz abgeschlossen wurden und weiterhin ausgewertet werden müssen.
• Kursspanne
  Steuert das Auftreten des Warnhinweises, wenn ein vom Anwender eigegebener Preis um mehr als der beim Feld Kursspanne hinterlegte Prozentsatz von dem gespeicherten Kurs abweicht.
• Eigene USt-IdNr
  Die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird für Berichte im Zusammenhang mit dem Reverse Charge Verfahren benötigt.
• BLZ/Bankbezeichnung, Abteilungsbezeichnung
  In die Felder BLZ und Bankbezeichnung tragen Sie Ihre eigene Bankleitzahl und die offizielle Bezeichnung Ihrer Bank, Sparkasse oder Firma ein. Das Feld Abteilungsbezeichnung ist für den Namen Ihrer Abteilung gedacht, z.B. Edelmetallhandel (OE 123). Die Felder werden in zahlreichen Listen, Auftragsbelegen und Masken verwendet.
• cpd-Konto
  Das Feld cpd-Konto enthält die Nummer eines internen, rein technischen Kontos, dessen Saldo bei fehlerfreiem Betrieb immer 0,00 € sein muss. Das Konto muss existieren und wird über DTA gebucht.
• DTA Felder: Verwendungszweck, Textschlüssel und Umlaute
  EMK nutzt zwei Verwendungszweckfelder bei der Buchung von Kundenkonten über DTA. Das erste enthält den hier in den Feldern Verwendungszweck Ankauf oder Verwendungszweck Verkauf festgelegten Erläuterungstext. Das zweite enthält die von EMK automatisch generierte Belegnummer. Die Begriffe An- und Verkauf sind aus Sicht der Bank zu interpretieren.
  Die Textschlüssel dienen der Kennzeichnung der DTA Buchungen als Last- bzw. Gutschrift und der Berechnung eventueller Kontoführungsgebühren. Die Angaben sind unterschiedlich und können beim Zahlungsverkehr erfragt werden.
  Das Häkchen bei dem Feld Umlaute umsetzen bewirkt die übliche Ersetzung deutscher Umlaute wie ä, ö, ü oder ß in ae, oe, ue oder ss.
• Artikelsortierung
  EMK bietet zahlreiche Listen mit Auswertungen pro Artikel an wie z.B. die Bestandslisten aktuell oder Stichtag, die Bestandsliste mit Ergebnisermittlung u.a.. Diese sind standardmäßig nach Gruppen- und Artikelnummer sortiert. Wenn insbesondere bei Münzen die Artikelnummern schon lückenlos vergeben sind, müssen neue außerhalb der natürlichen Sortierfolge gewählt werden. Dadurch werden die Listen unübersichtlich. Mit der Option Artikelsortierung nach Bezeichnung werden diese nun nach Gruppennummer, Bezeichnung und Feingewicht geordnet.

Hauptbuchkonten zur Anbindung an das hausinterne Rechnungswesen

Die Einrichtung der Hauptbuchkonten wird im EMK Installations- und Customizing-Leitfaden erläutert.

Textbausteine zur indivuellen Gestaltung von Auftragsbelegen

Die Einrichtung der An-/Verkaufsbelege mittels Textbausteinen wird im EMK Installations- und Customizing-Leitfaden erläutert. Für interne Belege sind neu dazugekommen bis zu 4 frei definierbare Ankreuzkästchen. Die Beschriftung wird als weiterer Textbaustein bei den Basiswerten hinterlegt. Die in den folgenden beiden Abbildungen gezeigten Defaultwerte können jederzeit geändert werden.

Maske: Vermerke für interne Belege

Maske: Vermerke auf internen Belegen