EMK DB – nach Reorganisation so gut wie neu

EMK, die Anwendung für den professionellen Edelmetallhandel, erfreut sich vieler Stammkunden. Manche von ihnen setzen EMK seit langen Jahren ein – der älteste übrigens seit über 15 Jahren. Kein Wunder, wenn sich im Laufe der Zeit viele Daten ansammeln, die aus heutiger Sicht Ballast sind. EMK besitzt zwar eine Reorganisationsfunktion, die historische Daten automatisch entfernt, aber manchmal ist der Wunsch nach Ordnung noch größer.

So auch bei der Kreissparkasse Göppingen, die ihren kompletten Edelmetallhandel seit 2004 über EMK abwickelt. In den letzten acht Jahren sind nicht nur viele neue Artikel hinzugekommen, sondern haben auch die Händler gewechselt, von denen jeder seine "eigene" Artikelstruktur hinterlassen hat. Das führte letztlich zu über 600 Artikeln, von denen ein großer Teil aktuell weder Umsatz noch Bestand hat. So wuchs der Bedarf, alten Ballast los zu werden, die Artikelstruktur neu zu definieren und trotzdem auf alle Geschäfte, Ergebnisse und Statistiken der letzten beiden Jahre zurückgreifen zu können – letzteres dann aber unter der neuen Artikelstruktur.

Da für solche gravierenden Änderungen die EMK Bordmitteln nicht ausreichen, beauftragte die Sparkasse den Hersteller, die Firma i&k Service GmbH, mit der Durchführung einer Reorganisation und Einführung einer neuen Artikelstruktur rückwirkend zum 1.1.2011.

Hierbei lag, so Herr Häberle, Projektleiter der Kreissparkasse Göppingen, die Zielsetzung darin, nur aktuell vorhandene Artikel und solche, die regelmäßig gehandelt werden, zu übernehmen. Desweiteren soll die neue Artikelstruktur genügend Platz bieten, um ein späteres Einfügen neuer Artikel unter Beibehaltung der Struktur zu erlauben. Auswertungslisten sollen wieder übersichtlicher und gleichzeitig die Datenbank noch performanter werden, ohne auf relevante historische Daten verzichten zu müssen. Das Ganze muss revisionssicher ablaufen – sprich: Vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen müssen eingehalten werden.
Last but not least soll der Fachbereich so wenig wie möglich von der Reorganisation betroffen sein. D.h. das Handling soll nach Reorganisation gleich bleiben.

Vorgehen und Ergebnisse

In einer kleinen Projektgruppe, die Herr Häberle seitens der Sparkasse und Herr Wolff seitens i&k koordinierte, wurden folgende Schritte geplant und durchgeführt:

• Analyse der EMK DB
  Über 70.000 Journaleinträge und weit über 30.000 Belegpositionen bestätigten den technischen Reorganisationsbedarf. Die immense Zahl von Artikeln erschwert die Handhabung diverser Auswertungen. So wurden nicht mehr benötigte Artikel nicht nur gesperrt, sondern durch „aus-x-sen“ des Namens unbrauchbar gemacht. Historische Auswertungen waren damit nicht mehr nachvollziehbar.
  
  
• Vorgabe einer Mappingtabelle,
  die alte Artikelnummer in neue überführt, nicht mehr benötigte zur Löschung freigibt und neu benötigte definiert. Die Struktur der Tabelle wurde der Fachabteilung vorgegeben, ebenso wie eine Tabelle der bisherigen Artikel. Der Inhalt wurde dann von der Fachabteilung festgelegt, die sich an der Artikelstruktur der Landesbank orientierte, aber auch eigene Vorstellungen einbrachte. Zugleich wurden die Artikelstammdaten auf den neuesten Stand gebracht (Feingewicht, externe Artikelnummer usw.).
  
  
• Zeitplan für die Umstellung
  Für die Umstellung der Produktionsdaten wurde ein verlängertes Wochenende in der Ferienzeit gewählt. Dabei ging man davon, dass wesentliche Vorarbeiten, wie das Erstellen von Skripten, Checklisten u.ä, schon anhand der zur Analyse vorab bereitgestellten Datenbankkopie erledigt werden können.
  
  
• Umstellung der Produktionsdaten
  Als erstes wurden diverse Prüfungen der Mappingtabelle durchgeführt - gibt es Überschneidungen zwischen alter und neuer Nummernsystematik, gibt es für jeden benötigten Artikel eine neue Nummer usw.? Dabei stellte sich heraus, dass zwar alle Artikel mit Bestand berücksichtigt waren, nicht aber die, die zwar keinen Bestand aber noch Umsatz nach dem 1.1.2011 hatten. Hier musste die Mappingtabelle nachgebessert werden. Auch die Artikelbezeichnungen waren nicht immer optimal abgebildet. Meist wurde nur eins von vier Feldern genutzt, aus denen EMK die in Listen und Belegen verwendete Artikelbezeichnung zusammensetzt.
  Alle Belege, Journaleinträge, Benutzer und Ergebnisse vor dem 1.1.2011 wurden gelöscht, die Artikel wurden komplett gelöscht. Nach Übernahme der Artikelstammdaten wurden dann bei allen Kursen, Belegen und auch im Journal die alten gegen die neuen Artikelnummern ausgetauscht. Die Journaleinträge wurden neu durchnummeriert, da mit über 70.000 Stück der vorgesehene Nummernrahmen schon gesprengt war.
  Knifflig war die Erstellung einer „Erstbewertung“ per 31.12.2010. Danach konnten die weiteren Monatsbewertungen mit der EMK Standardfunktion erstellt werden. Durch die Verwendung der alten Bewertungskurse waren die Ergebnisse direkt mit den alten vergleichbar, lediglich die Artikelstruktur war neu.
  
  
• Test der neuen Datenbank
  Die verschiedensten EMK Funktionen wurden erfolgreich getestet. Selbst die Grafiken und Listen des Statistikmoduls lieferten vernünftige Ergebnisse, da ja eine Historie ab 1.1.2011 vorlag.
  
  
• Laden der neuen Datenbank und Übergabe an die Fachabteilung
  Technisch wurde die nun inhaltlich umgestellte und bereinigte Datenbank entladen und wieder neu geladen, wodurch 75% des Speicherplatzes freigegeben wurde, der nun nicht mehr benötigt wird. Das wird sich auch positiv auf die Antwortzeiten in EMK auswirken. Der Fachabteilung wurden alle Daten und ein Projektbericht mit einer Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen und Tipps zur weiteren Optimierung der Artikelstruktur ausgehändigt.
  
  
• Archivierung der alten Daten
  Als letztes wurden aus der alten Datenbank noch diverse Listen in Dateiform erstellt und zusammen mit der Datenbank und der endgültigen Mappingtabelle archiviert.
  
  

Fazit der Kreissparkasse Göppingen

Die Investition hat sich in jeder Hinsicht gelohnt. Die vorher definierte Zielsetzung wurde zu 100% erreicht bzw. übertroffen.

Ansprechpartner

• Kreissparkasse Göppingen, Herr Ralf Häberle, Tel. 07161.603 11046
• i&k Service GmbH, Herr Ulrich Wolff, Tel. 06035.913 220